Contadores de páginas de impresoras y seguimiento de trabajos

por | 10 de enero de 2018 | Control de costes, Seguimiento e informes | 0 Comentarios

Contadores de páginas de impresoras y seguimiento de trabajos Usted está utilizando impresoras y una potente solución de seguimiento de trabajos de impresión y copia como Celiveo, y el contador de páginas de las impresoras difiere en 1 a 10% del número total de páginas que informa su software de seguimiento. Aquí hay algunas explicaciones para ese misterio:

¿Cómo hace su software el seguimiento de los trabajos de impresión?

(Muchos programas de seguimiento de la impresión utilizan la información del spooler de la impresora de Windows para obtener el número de páginas que han sido impresas por una impresora. Desafortunadamente, el spooler de Windows da información bastante inexacta, especialmente cuando se trata de trabajos de impresión de Excel o Outlook. La información del spooler tampoco es capaz de reportar correctamente una mezcla de páginas en color/negro y una mezcla de formatos de papel (tamaño Carta/B o mezcla A4/A4). Si su software se basa en el spooler de Windows, obtendrá un desajuste significativo entre el contador de la impresora y los informes del software.

Para obtener una información precisa de seguimiento del trabajo tiene que venir de la impresora o MFP, del propio motor, eso es lo que se llama el "seguimiento integrado" (tenga en cuenta que no todas las impresoras y MFP tienen esa capacidad). Las impresoras de oficina de gama alta son las que tienen esa capacidad, las de gama baja no exponen esa API. Si su software obtiene la información de seguimiento incrustado de la impresora o MFP (como lo que Celiveo Business y Celiveo Enterprise ) entonces puede incluso contar correctamente los trabajos de impresión parcialmente cancelados y las páginas internas como las páginas de configuración. Esta es definitivamente la mejor opción, pero aún así verá un desajuste en el contador (lea más abajo).

En el caso de las impresoras que no proporcionan una API de seguimiento integrada, algunos programas utilizan un analizador de trabajos de impresión que lee el flujo de impresión y calcula el número de páginas en blanco y negro, en color y el formato del papel. La precisión depende realmente de la calidad del software, del lenguaje de impresión que se utilice (PC5, PCL6, Postscript, PDF, etc.) y del propio controlador, ya que gestiona atributos como la multicopia. Este tipo de análisis no podrá detectar los trabajos de impresión parcialmente cancelados y la lectura de los contadores SNMP puede proporcionar una asignación errónea de las páginas, ya que varios usuarios pueden estar utilizando una impresora casi al mismo tiempo, es decir, un usuario que realiza una copia pero otro que imprime justo antes o después.

¿Qué otra cosa puede explicar el desajuste entre los contadores de software y hardware?

Las mejores soluciones utilizan el seguimiento integrado, pero eso no eliminará el desajuste del contador de páginas. El método de seguimiento del contador interno de la impresora varía de un proveedor a otro y a menudo incluso varía entre los distintos modelos de impresora que ofrece un mismo fabricante. Estas variaciones hacen imposible describir todas las diferencias potenciales entre el seguimiento integrado y el seguimiento mediante contadores internos de la impresora, sin embargo los siguientes ejemplos ayudan a ilustrar los tipos de diferencias que son posibles.

Ejemplos con Empresa Celiveo:

  • Celiveo Enterprise registra un documento A3 (tamaño B) de 3 páginas a doble cara como un trabajo de 3 páginas a doble cara, mientras que algunos contadores internos de la impresora registran el mismo documento como un trabajo de 4 páginas a doble cara.

Esta diferencia se produce porque la lógica de la mayoría de las impresoras y copiadoras se basa en las caras y no en las páginas.
La mayoría de las impresoras procesan primero el reverso de cada hoja en los trabajos de impresión a doble cara. Esto hace que la cara 4 sea contada por los contadores internos de la impresora antes que la cara 3 (la otra cara de la misma hoja de papel), aunque la página esté vacía. Si la configuración por defecto del controlador de la impresora es tener activada la impresión a doble cara, todos los documentos de 1 página serán contabilizados como 2 páginas por los contadores internos de dichas impresoras.

  • Celiveo Enterprise registra las páginas A3 (tamaño B) como páginas A3 (tamaño B) mientras que algunas impresoras registran las páginas A3 como 2 páginas de tamaño A4 (Carta).
  • Celiveo Enterprise analiza y rastrea la información página por página de cada documento, por lo que el seguimiento de Celiveo Enterprise es capaz de diferenciar las páginas en blanco y negro de las de color dentro del mismo documento. Esto es en comparación con la forma en que algunas impresoras consideran un trabajo de impresión completo como color si sólo una de las páginas en el trabajo se imprime en color.
  • Algunas impresoras almacenan los contadores de páginas en la memoria flash. Esta memoria corre el riesgo de desgastarse después de aproximadamente 100.000 ciclos de escritura. Para evitar este problema, es habitual que esas impresoras mantengan la información del contador interno en la memoria volátil y sólo la escriban en la memoria flash después de imprimir un determinado número de páginas. Si la impresora se apaga cuando los valores están todavía en la memoria volátil, se pierden. Si se confía en el seguimiento interno no se producirá esa pérdida de información, ya que se envía al software de seguimiento después de cada trabajo de copia, impresión o escaneado.

Conclusión

Estos ejemplos ilustran por qué a menudo no es posible hacer una coincidencia uno a uno de los datos de seguimiento del contador interno de la impresora con los datos de seguimiento incorporados. Los contadores internos de la impresora se refieren a las caras de las hojas, mientras que el software avanzado de seguimiento de la impresión se refiere a los documentos, las páginas y el formato físico del papel.
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Si tiene más preguntas sobre los métodos de seguimiento, le recomendamos encarecidamente que pregunte a los proveedores de impresoras cómo funcionan sus contadores internos para que su respuesta pueda compararse con los datos de seguimiento incorporados que admite su proveedor de software de seguimiento.

También se recomienda realizar un análisis interno de los contadores de páginas de la impresora VS, imprimiendo un pequeño subconjunto de documentos y correlacionando la información de este conjunto de pruebas con la información del contador interno de la impresora que normalmente está disponible en la página web de la impresora y los informes del software de seguimiento de los trabajos de impresión.