Sans serveur, haute disponibilité et impression en flux tiré

par | 19 janvier 2018 | Réduction des coûts, Haute disponibilité, Impression sans serveur, ZeroServer | 0 commentaires

En 2012, Celiveo a reçu un appel d'un fournisseur d'imprimantes lui disant :

Une grande entreprise multinationale, qui possède de nombreux sites, souhaite disposer d'une solution de contrôle d'accès aux MFP et d'impression à la demande qui ne dépende d'aucun serveur, qui fonctionne parfaitement même si les connexions WAN sont interrompues et qui, en outre, doit garantir que personne n'imprime les e-mails en couleur...

Quelle est la taille du projet ? Eh bien, environ 9000 imprimantes et MFP utilisés dans 9 pays d'Europe et d'Amérique latine, sur environ 980 sites. Pour une telle opération, vous pouvez imaginer que tous les fournisseurs et intégrateurs d'imprimantes étaient sur la ligne de départ, prêts à montrer leur meilleure technologie.

La phase d'appel d'offres

Pendant que Celiveo était très occupé à travailler sur cette exigence, les fournisseurs d'imprimantes travaillaient dur pour trouver comment répondre à ces spécifications, et nous pouvons dire qu'ils ont été très créatifs. Le client a finalement établi une liste restreinte de trois fournisseurs, que nous appellerons A, B et C, du moins cher au plus cher. En juin, il a appelé le fournisseur A pour un POC (Proof of Concept) afin de vérifier la conformité de la solution globale avec le cahier des charges.

Fournisseur A : la solution la moins chère est de loin l'option la plus chère

Le fournisseur A a proposé la solution E pour l'authentification de l'utilisateur, l'impression par tirage, l'impression basée sur des règles et le suivi/rapport, et a revendiqué une capacité de haute disponibilité. Cela aurait pu être le cas, sauf qu'un seul PC exécutait la solution et que deux de ces PC étaient nécessaires sur chaque site pour assurer la tolérance aux pannes du réseau étendu.

Pouvez-vous supprimer un ou deux PC dans chaque succursale sans perdre la haute disponibilité, l'impression basée sur des règles et la tolérance aux pannes ?

Non, mais si l'on regarde le prix de notre solution, elle est 30% moins chère que les autres solutions, et avec plusieurs serveurs nous pouvons fournir une haute disponibilité, c'est une évidence...

Nous vous remercions pour votre preuve de concept et pour votre "bas prix", mais il ne répond pas aux spécifications de notre demande de propositions. Nous allons maintenant évaluer le prochain fournisseur...
La raison de la décision du client : 980 sites, chacun ayant un ou deux serveurs (ou même plus pour la tolérance aux pannes), représentent un coût direct, en plus du coût d'impression et du coût de la solution, entre $5M et $10M par an juste pour l'infrastructure d'impression ! De plus, l'offre ne couvrait même pas les exigences de base en matière de haute disponibilité, comme la possibilité de s'authentifier pour faire une copie si le réseau local est en panne.

Vendeur B : une approche innovante, mais pas celle que l'on attendait...

Le vendeur B a été appelé pour sa preuve de concept le mois suivant. Mais après avoir entendu parler de l'échec du vendeur A, le vendeur B a proposé une offre très innovante :

Vous ne voulez pas de solution serveur et contrôler l'utilisation de la couleur ? Oubliez la solution, avec nous vous obtenez des pages en couleur au même prix que les pages en noir et blanc !

C'est tout ce que vous avez à proposer ?

Notre coût par page est probablement au moins 20% moins cher que celui de tous nos concurrents, vous ne trouverez pas de meilleure offre...

Nous vous remercions de votre proposition, mais elle ne répond pas à notre problème ni aux exigences de l'appel d'offres. Nous évaluerons alors le dernier fournisseur de la liste...
Le fournisseur B a vu que l'infrastructure d'impression coûtait environ dix fois plus cher que l'impression elle-même. Le fournisseur B aurait pu offrir l'impression gratuitement, mais cela aurait été trop coûteux pour le client.

Vendeur C : Celiveo ZeroServer en action

Le fournisseur C est celui qui a contacté Celiveo lorsque l'appel d'offres a été lancé. Lorsque le client a demandé au fournisseur C une démonstration de concept, la solution était entièrement prête avec l'authentification des utilisateurs, l'impression à la demande, l'impression sans serveur basée sur des règles et le suivi, le tout sans application ni serveur d'impression et avec une haute disponibilité.
Le POC s'est déroulé sans problème, les tests ont été effectués en déconnectant les MFP du réseau, en s'authentifiant avec le badge pour faire des copies ou des fax, en reconnectant les MFP mais en déconnectant le LAN du serveur SQL de l'entreprise (dans le centre de données) puis en essayant de s'authentifier, d'imprimer des emails en couleur, de faire de l'impression à la demande. Chaque cas a fonctionné comme prévu par le client. Le pilote réel a commencé sur 3 sites pendant 2 mois et l'équipe de Celiveo a aidé car la société d'externalisation qui facturait le client depuis des années pour plus de 1000 serveurs d'impression ne collaborait pas vraiment... Après le pilote, le déploiement mondial a eu lieu et 6 ans plus tard, le compteur d'économies augmente toujours très rapidement...

Conclusion

Grâce à la haute disponibilité et à ZeroServer, le coût par page n'a pratiquement aucune importance, tant il est faible par rapport au coût de l'infrastructure d'impression. Les entreprises sous-estiment largement le coût des serveurs et la publication récente d'un calculateur de serveur par Microsoft est une très bonne nouvelle pour les entreprises (https://www.tco.microsoft.com). Celiveo a publié un calculateur de TCO et de ROI qui aidera également les clients à comprendre l'impact financier profond des serveurs, des pannes et du support (https://celiveo.com/tco-roi-calculator).