L'avenir de la gestion des documents d'entreprise se trouve dans le Cloud public et Universal Print de Microsoft change définitivement la donne en 2021.
Universal Print de Microsoft va très probablement bouleverser le secteur de la gestion de l'impression en offrant une intégration poussée dans Windows, une sécurité élevée et une utilisation simplifiée à faible coût, et menace ainsi un grand nombre de solutions "me-too" qui ont parié sur l'idée que le bureau sans papier n'existerait peut-être jamais. Ces solutions ont souvent capitalisé sur leur logiciel serveur Windows/Linux de haute qualité, lourd et riche en fonctionnalités.
Universal Print de Microsoft se targue également d'une "universalité" liée au fait qu'il s'agit d'une solution de gestion de l'impression indépendante de toute marque, les clients pouvant acheter l'imprimante de leur choix, sans être liés à un seul fournisseur.
Pour toutes ces raisons, Universal Print de Microsoft va rafraîchir ce marché et étendre le champ d'application de l'impression sur Intranet à l'impression sur le Cloud public. Nous estimons que d'ici 10 ans, l'utilisation de l'impression passera de 80% de papier et 20% de documents numériques à 20% de documents imprimés et 80% de documents électroniques, la pandémie de Covid-19 étant un catalyseur sérieux et durable de cette transformation. Depuis mars 2020, de nombreuses entreprises ont pu fonctionner sans imprimer beaucoup et la plupart d'entre elles vont essayer de continuer ainsi. Ce qui a diminué est le nombre de feuilles imprimées, ce qui a augmenté est le nombre de documents partagés entre tous les employés. L'imprimante multifonction passe alors rapidement du statut de périphérique de sortie à celui de périphérique d'entrée, comme un kiosque, pour injecter des documents scannés dans la chaîne d'information et cela nécessite beaucoup plus de sécurité que pour l'impression. Les appareils personnels tels que les smartphones et les tablettes font désormais partie de la chaîne d'échange de documents et sont connectés à l'internet public. À une époque où la sécurité informatique devient également une pandémie, il est insensé de gérer seul cette sécurité, car la sécurisation des informations à chaque minute et la réaction rapide nécessitent des milliers d'experts spécialisés.
Deux stratégies possibles pour les éditeurs de logiciels de gestion d'impression
- Une stratégie consiste à lutter contre l'évolution et à continuer à utiliser un logiciel de gestion d'impression complet, sur site ou dans une machine virtuelle dans le nuage, avec un simple plug-in pour récupérer les travaux d'impression d'Universal Print et revendiquer l'interopérabilité. C'est la solution la plus simple qui sera retenue par la plupart des éditeurs pour des raisons de coût et nous pensons que c'est une décision à courte vue. Il sera intéressant de voir ce qui se passera lorsque 1000 clients auront besoin que leur VM soit mise à jour avec les mises à jour du système d'exploitation, les correctifs de vulnérabilité et les nouvelles fonctionnalités, sans perturber la production. Du point de vue de la sécurité, une VM de gestion d'impression dans le Cloud est probablement la solution la moins sûre et expose potentiellement chaque travail d'impression à des pirates, avec des risques d'altération ou de détournement des données. Le support technique du développeur de la solution dispose d'un accès administratif aux VM et peut voir/accéder à chaque travail d'impression et aux métadonnées. Si cet accès est compromis, un pirate peut par exemple ajouter du code pour recevoir une copie des travaux d'impression intéressants.
- L'autre stratégie consiste à adopter l'architecture Universal Print et à se concentrer sur le développement et la proposition de modules clés à valeur ajoutée qui fonctionnent au-dessus du système de gestion de l'impression de Microsoft et non en parallèle. Ces modules complémentaires concerneront la gestion des parcs d'imprimantes, la sécurité et la gestion des documents, les imprimantes personnelles, etc. Peu de solutions iront dans ce sens, car le redéveloppement d'un logiciel lourd en un module d'extension Universal Print est une tâche décourageante, longue et très coûteuse. Celiveo a choisi cette stratégie depuis qu'Universal Print a été annoncé par Microsoft, nous n'avons pas de problème d'ego et notre seule fierté est d'avoir tant de clients satisfaits. Ils veulent que Celiveo fonctionne comme un plug-in pour Universal Print dans Azure et nous l'avons développé. De plus, l'absence de machines virtuelles signifie que la sécurité est entièrement assurée par Microsoft Azure et que même le développeur de la solution ne peut pas voir/accéder aux travaux d'impression ou aux informations du client stockées dans le locataire du client.
Impression et téléphonie, une évolution parallèle
Si l'on remonte dans l'histoire, un autre secteur a été bouleversé de la même manière, non pas par un géant de l'informatique, mais au départ par de petits acteurs : les systèmes de téléphonie d'entreprise. Dans les années 1990, les clients rêvaient de se débarrasser de leur coûteux PBX, de réduire leurs coûts et d'obtenir plus de fonctions que les simples appels et la messagerie vocale, par exemple les appels de suivi qui peuvent être comparés à l'impression à la tireuse. Dans les années 2000, les fournisseurs ont proposé des IPBX qui ne sont que des serveurs locaux exécutant un logiciel. Le coût, la gestion et la complexité étant encore trop élevés, le marché s'est progressivement orienté vers la VoIP complète proposée par des fournisseurs de VoIP en nuage moyennant un abonnement mensuel. Aujourd'hui, aucun PC/serveur n'est nécessaire sur site, à l'exception des terminaux (téléphones) sur un VLAN. C'est exactement ce que nous prévoyons pour les imprimantes : elles représenteront des terminaux connectés à un VLAN sur le réseau de l'entreprise et communiqueront avec une solution de gestion d'impression dans le nuage public.
L'IPBX peut être comparé à une solution de gestion d'impression VM sur site ou dans un nuage privé. Il s'agit d'une évolution de l'impression de base, qui ajoute des fonctionnalités telles que l'impression à la volée, les quotas, le suivi, le flux de travail, mais il est coûteux à maintenir et nécessite une expertise locale.
La VoIP peut être comparée à Universal Print de Microsoft, une véritable solution de cloud public et entièrement intégrée à Office pour gérer l'impression, avec un accès à l'écosystème des applications Azure pour tous les modules à valeur ajoutée qui peuvent être nécessaires, tels que l'impression à la demande, le suivi et les rapports, les quotas d'utilisation, la facturation, etc.
Bienvenue à Universal Print de Microsoft, qui offre l'évolution que la plupart des clients recherchent en matière de gestion des impressions, avec une sécurité totale, une facilité d'utilisation et un grand écosystème pour des solutions innovantes.
Jean-François d'Estalenx
Celiveo